Las nuevas formas de trabajo facilitadas por las TIC y las culturas empresariales actuales se están reflejando en una profunda transformación del espacio de oficina. Las tecnologías móviles nos permiten trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La tecnología ha pulverizado muchos de los principales valores de antaño -puntualidad, orden, regularidad, jerarquía- para dejar paso a organizaciones más horizontales, en las que se prefiere transmitir valores relacionados con la comunicación, interacción, transparencia y autonomía en vez de jerarquía y poder, y que no requieren de empleados que coincidan en el mismo espacio al mismo tiempo.
Los nuevos modelos de trabajo más flexibles, el teletrabajo, las oficinas virtuales y una mayor presencia del empleado en las instalaciones de los clientes han llevado a que en la mayoría de las grandes empresas, el 40% de los puestos de trabajo están vacíos durante la mayor parte de la jornada laboral e incluso durante días.
El diseño de las oficinas no es ajeno a esta realidad. Surgen nuevas alternativas al concepto tradicional de oficinas:
La mayor flexibilidad y movilidad, así como un mayor trabajo en equipo hacen que cada vez más gente pase menos tiempo en un puesto de trabajo concreto (esté o no dentro de la oficina), cuestionando en ocasiones el tradicional ratio 1 trabajador = 1 puesto de trabajo.
Por esta razón, cada vez más empresas recurren a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto.
Las empresas optan por las oficinas flexibles, en las que los empleados no tienen un puesto en la oficina, sino que se les asigna uno cuando acuden a ella.
Es el sistema de no territorialidad: no existen espacios personalmente asignados, sino una elaborada oferta de diferentes puestos de trabajo que permite adaptar mejor los espacios a nuestros procesos y dinámicas de trabajo.
Otra realidad es que los espacios compartidos, colaborativos, sustituyen cada día en mayor medida a los puestos individuales tradicionales. Mientras el número de despachos disminuye, las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas del siglo XXI.
De hecho, el número de puestos en despacho ha disminuido en torno a un 60%, mientras que tiende a aumentar la superficie dedicada a salas de reuniones, casi siempre también utilizadas para el trabajo en equipo interno. Se crean entornos que motivan la interrelación y la transferencia de conocimiento.
Esas zonas compartidas o salas de reunión no siempre responden a un concepto de sala tradicional. Una tipología en auge son los espacios informales: zonas de club semejantes a las salas ejecutivas de los aeropuertos, cafeterías, billares, espacios de descanso, etc.
Se crean, por lo tanto, entornos que motivan la interrelación, la creatividad y la transferencia de conocimiento ,y que son capaces de adaptarse a cada trabajador, a cada momento y a cada necesidad.
En este sentido, cada día en mayor medida se opta también por las mesas compartidas, tipo bench, multifunción y para un número variable de usuarios. La mesa se reconfigura fácilmente según el número de empleados y la actividad que realicen en cada momento.
En definitiva, los entornos de trabajo tienden a socializarse, bien sea con espacios compartidos por equipos o con zonas comunes.
Todas estas tipologías contribuyen además a humanizar los espacios de oficinas, al proporcionar a los empleados un entorno ideal para que se desarrollen plenamente. Los nuevos entornos laborales, además de ser funcionales, son estéticamente agradables, confortables y saludables para las personas que trabajan en ellos.
