El primer motivo por el que los propietarios están dispuestos a grabar las juntas de vecinos, es para verificar que lo que se indica en las actas es un fiel reflejo de lo hablado en la Junta.
Para Mercedes Blanco, CEO de Vecinos Felices, unidad de negocio de Fincas Blanco especializada en administración de fincas, «para conocer la legalidad de la grabación, tenemos que tener en cuenta lo que indica el artículo 147 de la Ley de Enjuiciamiento Civil sobre «Documentación de las actuaciones mediante sistemas de grabación y reproducción de las imágenes y el sonido»».
¿Existe una base legal que permita grabar la reunión de la junta de propietarios de una comunidad? Desde el comienzo de la pandemia, las juntas se han trasladado al ámbito digital, y los propietarios comenzaron a grabar las reuniones para verificar que lo que se indica en las actas es un fiel reflejo de lo que se ha hablado en la Junta.
Para grabar la junta de propietarios de una comunidad se debe dejar constancia en un acuerdo previo y tiene que haber una mayoría a favor
«Para conocer la legalidad de la grabación, tenemos que tener en cuenta lo que indica el artículo 147 de la Ley de Enjuiciamiento Civil sobre «Documentación de las actuaciones mediante sistemas de grabación y reproducción de las imágenes y el sonido», afirma Blanco. Y agrega: «para grabar la junta de propietarios de una comunidad, entonces, se debe dejar constancia en un acuerdo previo para aceptarlo y tiene que haber una mayoría a favor.
En este sentido, la solicitud de grabación debe realizarse durante el primer punto del orden del día donde se vaya a celebrar la Junta con grabación para que se apruebe. De hecho, la ley indica que para la validez de los demás acuerdos bastará el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación.
«Creemos que se vuelve casi imprescindible grabar las juntas, porque el administrador de fincas podría conseguir una prueba añadida a su propia dación de fe con la grabación del desarrollo de la Junta por este sistema, si surgiera algún problema después de alguna reunión», finaliza Mercedes Blanco.
La digitalización de los administradores de fincas
La revolución Proptech ha ido tomando fuerza en los últimos años pero con la crisis de la Covid-19 se ha hecho indispensable subirse al boom de la transformación digital. En este proceso, comenzó la automatización de procesos dentro de las oficinas que incluyen los métodos internos bancarios y contables, las consultas de los vecinos (recibos, cambios de domicilio, documentación), la integración con proveedores y el control y protección de los datos.
Una de las mayores ventajas de la digitalización ha sido la comunicación constante entre los vecinos y el administrador de fincas, a cualquier hora y cualquier día de la semana, con el único requisito de contar con conexión a internet. La otra ventaja es que ya no serán obligatorios los acuerdos presenciales entre las personas: las juntas por videoconferencia o por otros medios telemáticos de comunicación similares ya han comenzado a aceptarse en las distintas comunidades.
«Comenzamos la adaptación hacia un modelo mixto donde las tareas cotidianas se digitalizan, optimizando los tiempos y recursos», afirma Mercedes Blanco. Y agrega: «además, se suman nuevos canales de comunicación, como el uso de WhatsApp a través de sus grupos, o de la versión Business para respuestas desde la empresa. De esta forma logramos permanecer conectados con las comunidades las 24 horas».
La transformación digital se convierte entonces en una realidad en la mayoría de los sectores socioeconómicos, y los administradores de juntas, como profesionales de la administración de fincas, han comenzado a profesionalizarse y aprender de las herramientas necesarias para el salto hacia la modernización. Los vecinos demandan un servicio digital que acelere los procesos de comunicación y gestión, y la implementación significará que se encuentran listos para renovar la confianza de sus clientes.