Madrid. Recortes de personal, búsqueda de nuevas oficinas basándose en los parámetros de calidad-precio, cambios en la forma de organizar y llevar a cabo el trabajo…. La crisis económica está obligando a las empresas a replantear sus procesos y buscar soluciones que mejoren sus resultados económicos. Y entre todas ellas, la optimización de los espacios, adaptándolos a las necesidades de las nuevas formas de trabajo, ha demostrado mejorar la productividad, hasta en un 30%.
Algo que puede parecer tan trivial como organizar el espacio de trabajo y amueblarlo convenientemente, se ha convertido en un elemento esencial para la competitividad. En primer lugar, porque la situación económica obliga a las empresas a optimizar los metros cuadrados de los que disponen. La razón es obvia: el espacio de trabajo supone el segundo coste más alto para el 95% de las empresas. Y en segundo lugar, porque la organización de éstos ha cambiado.
Hace unos años, era habitual que cada empleado contara aproximadamente con una media de 20 metros cuadrados (incluido el prorrateo de las zonas comunes). Hoy, ese espacio se ha reducido a 12 metros cuadrados por empleado. Además, ya no se llevan los grandes despachos ni las zonas aisladas. Sí se respetan para algunos puestos que trabajan con información confidencial, como directores financieros o de recursos humanos, pero en general, el trabajo se desarrolla en espacios abiertos donde es mucho más sencillo que fluya la información. Según datos de la US Workplace Survey llevada a cabo por AF Steelcase, el 82% de los empleados de oficina trabajan en equipo de ellos surge el 70% de las ideas. Por esta razón, las oficinas tienen que reflejar esta tendencia.
Para optimizar el espacio de trabajo, existen tres factores clave a tener en cuenta:
1.- Maximizar el aprovechamiento del espacio, optimizando los metros cuadrados ocupados para mejorar el rendimiento y reducir el coste
2.- Estimular el potencial de las personas, dando fuerza a su personal y aumentando su productividad con un entorno altamente funcional y ergonómico
3.- Considerar el espacio como un factor emocional, utilizándolo para expresar la cultura de la empresa y contribuir al bienestar y motivación de los empleados.
Elementos clave de los espacios de trabajo
Cuando las personas trabajan en equipo, se produce una fructífera colaboración. Pero conectar a las personas requiere algo más que simples espacios abiertos. Requiere un planteamiento holístico bien pensado que considere los tres elementos clave de todo espacio de alto rendimiento:
1.- El elemento social, que se refiere a lo que importa a las personas física y emocionalmente y que tiene en cuenta el confort del usuario, el ver a todos los participantes y ser visto y no verse incomodado por el mobiliario.
2.- El elemento informativo, que se refiere a cómo acceden las personas a la información y la comparte(digital, analógica o tácita).
3.- El elemento espacial, o cómo ayuda el espacio al individuo a resolver problemas y reforzar la colaboración.
En el caso del trabajo individual, en general el espacio se está reduciendo. Por est motivo es necesario optimizar el disponible con objeto de acomodar no sólo el trabajo individual favoreciendo la concentración, sino también la colaboración. Con frecuencia, el trabajo individual sirve para prepararnos para interactuar con otros. Al mismo tiempo,los usuarios tienen que concentrarse y el lugar de trabajo debe proporcionar un mínimo de control sobre el entorno.
Debido a la gran cantidad de tiempo que se pasa en el puesto de trabajo, es también importante aumentar el confort y para ello, la tendencia más vanguardista es tender a la personalización. Un puesto de trabajo confortable, personalizado y bien organizado mejora la productividad.
Mejora de la productividad
Estudios realizados por AF Steelcase con objeto de conseguir información para optimizar los proyectos realizados en sus clientes, mide entre otras cosas, la productividad de los equipos de trabajo antes y después de los cambios de oficina y redistribución del espacio.
Según estos estudios, en algunas empresas se consigue hasta un 30% de mejora de la productividad, una cifra nada desdeñable teniendo en cuenta que España sigue estando a la cola en los ranking de productividad. Esta mejora de la productividad se debe principalmente a dos factores.
Por un lado, a la optimización de los espacios que mejora que fluya la información y se mejore la creatividad, tal y como hemos expuesto. Por otro, la reducción de absentismo por la reducción del número de dolencias relacionadas con malas posturas en los puestos de trabajo. Si tenemos en cuenta que a lo largo de nuestra vida pasamos alrededor de 8 ó 9 años sentados en la oficina, no es de extrañar que sea fundamental no sólo contar con mobiliario adecuado, sino también, aprender a mantener la postura adecuada cuando estamos sentados.
Según algunos estudios sobre enfermedades laborales, el 46% de los europeos se queja de dolor de espalda al menos una vez a la semana. Quizá sea porque cerca del 63% de los empleados no saben cómo se regula la silla en que se sientan.
