Según análisis de Ofita, prácticamente ya pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros, y el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día, debido al trabajo remoto, la flexibilidad laboral y el auge del trabajo colaborativo.
Nuestras formas de trabajar en la oficina y el uso que se le da al espacio de trabajo han cambiado significativamente en los últimos años, como ha estudiado Ofita. Así, en los años ochenta y noventa, el 40% de las oficinas lo ocupaban puestos de trabajo en box cerrado, destinando muy poco espacio para las áreas de trabajo en equipo, reunión, espacios informales, workcafés, etc. Los espacios colaborativos sólo representaban entonces el 20% de la oficina.
A principios del 2000, las áreas colaborativas y de reunión seguían ocupando prácticamente ese 20% del espacio, pero ya los puestos de trabajo individuales en área abierta ocupaban el 65% del espacio; adiós a los box cerrados. En 2020, el 60% del espacio será colaborativo.
El número de despachos disminuye también drásticamente; mientras a finales del siglo XX ocupaban el 30% de la oficina; a comienzos del 2000 sólo representaban el 15% de la oficina, y la tendencia es que van desapareciendo.
Las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas actuales, y su protagonismo va en aumento.
El 61% de las reuniones son programadas, y tienen una duración media de 23 minutos; y el 39% son imprevistas con una duración de 18 minutos.
Es decir, las reuniones que mantenemos con más frecuencia son las que implican a pocas personas y a las que se les dedica poco tiempo. Por este motivo, las oficinas hoy tienen muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.
Además de un uso del espacio diferente, las nuevas oficinas presentan un cambio de diseño llamativo, adecuado a la manera de entender del mundo laboral y personal de los millennials, quiénes en el año 2020 supondrán el 50% de la población de nuestras oficinas.
Y no sólo hay que adaptar las oficinas a las nuevas generaciones, también a los «nómadas digitales». Lo cierto es que cada día son más los empleados que llegan a acuerdos con sus empresas para trabajar en remoto por espacios de tiempo.
Esta nueva relación laboral representa un desafío para los nómadas digitales y los empleadores por igual. Sin la capacidad de reunir al equipo en un lugar físico, las empresas corren el riesgo de que estos empleados sientan que no reciben apoyo y que se quedan al margen. No ven cómo contribuyen al objetivo colectivo, y esta desconexión puede despertar su frustración y hacerles perder motivación.
Según Ofita, las empresas tendrán que facilitarles espacios donde temporalmente puedan sentirse «en su casa».
¿Qué tipo de oficina necesitan los nuevos trabajadores?
La oficina no puede dar respuesta a la nueva fuerza laboral con conceptos de diseño del espacio tradicionales. Debe reunir, entre otros, los siguientes atributos:
– Flexibilidad, tecnología y coworking/espacios colaborativos son las tres premisas punto de partida en las nuevas oficinas que tienen en cuenta el auge de este nuevo talento.
– Los nómadas digitales acuden a la oficina a colaborar y compartir en equipo, por ello, es importante incrementar la superficie de los espacios informales, de valor añadido y colaboración.
– La tecnología es otro de los grandes retos de las nuevas oficinas, ya que promueve la movilidad e impulsa el trabajo virtual y la colaboración entre diferentes equipos dispersos geográficamente.
– Una buena aproximación para el diseño de las oficinas con nómadas digitales es la no territorialidad, es decir, los puestos son compartidos y no asignados a una persona concreta.
– Igualmente necesarios son los espacios polivalentes, fácilmente reconfigurables para diferentes usos y número de personas.
– Oficinas sostenibles, una fuerte demanda de las nuevas generaciones: gestión integral de energía y medioambiente, políticas de reducción de CO2 o medición de la huella de carbono, políticas de reciclaje, paper less?
– Diseño que les haga sentirse «como en casa».
– Espacios alineados con las nuevas políticas corporativas del bienestar orientadas a la retención del talento.
