A la hora de firmar un contrato de arrendamiento de una oficina son muchas las cosas a tener en cuenta para no tener problemas en el futuro, hay que pensar que estamos hablando de contratos que normalmente tienen una duración de cinco años, por lo que toda precaución es poca.
Lo primero es leer el contrato e incluir todo aquello que consideremos necesario, aunque nos pueda parecer una minucia, como puede ser la decoración, las zonas comunes, zonas de acceso…y por supuesto podemos pedir que se incluyan planos u otra documentación que queramos que quede reflejada.
Debemos estar atentos a que el contrato refleje el destino del inmueble, es decir qué uso se le va a dar, para evitar problemas de licencias, impuestos, etc…y del mismo modo, debemos asegurarnos que se tienen en vigor las licencias correspondientes y en caso de no ser así debe quedar bien definido quién se encargará de conseguirlas.
Lo siguiente es centrar nuestra atención en los gastos: luz, comunidad, seguros,… ¿quién los paga? ¿Cómo se hace el reparto?
Por último, a la hora de firmar debemos asegurarnos que la persona que va a firmar tiene poder para ello, que legalmente su firma da validez al contrato, esto se puede encontrar en la escritura de constitución de la compañía, en el nombramiento de un administrador, o en un poder especial que haya sido otorgado ante notario.
Es importante tener en cuenta, en cualquier caso, lo siguiente.
– Duración: Pese a no estar sujeto a límites mínimos lo habitual es que los contratos contengan lo que se conoce como período de “Obligado Cumplimiento”, que hace referencia al tiempo que, por contrato, se obliga al arrendatario a mantener el contrato de alquiler, normalmente suele ser de 5 años. En función del obligado cumplimiento se podrán establecer carencias (periodo de tiempo libre de coste, que el arrendador concede al arrendatario y que suele ser de un mes por cada año de obligado cumplimiento que se firme) e incluso ayudas a la implantación (implica que el propietario asume parte del coste de implantación del nuevo inquilino. Puede ser un tipo fijo (x miles de Euros), o variable en función de la superficie contratada (x.ej: 20€ por cada m2 arrendado)). Con esto hemos conseguimos disminuir la renta real, y diferir el coste de traslado en el tiempo.
– Garantías: las que ofrece el arrendatario al arrendador para, en caso de incumplimiento de contrato, se apliquen para hacer frente a las responsabilidades contraídas en virtud del contrato firmado. Pueden ser en efectivo, a través de un depósito a favor del arrendador constituido en el momento de la firma del contrato, o bien mediante avales.
– Avales: pueden ser Bancarios, lo que suele implicar una pignoración del importe avalado por parte de la entidad avalista, más un tipo de interés; lo que implica además, un coste financiero. Hay otro tipo de aval, aunque es menos común, que se suele usar en entornos multinacionales, en los que la filial de una Empresa multinacional es la arrendataria, y la Matriz la que avala la operación.
– Subarrendamiento: Es ilícito aceptar un contrato de subarrendamiento o de arrendamiento vinculado a otro de franquicia, aunque por norma se suelen incluir una cláusula en el contrato de arrendamiento, en el que se elimina esta facultad, salvo que sean empresas del grupo o vinculadas del arrendatario, y siempre supeditado al consentimiento del arrendador.
– Actividad: La cesión de la actividad profesional o empresarial junto con el contrato de arrendamiento no tiene porqué ser consentida por el arrendador salvo que así lo hayan pactado.
– Gastos: La distribución de gastos inherentes a la superficie arrendada sólo la conoce el propietario del inmueble, y las suele repercutir en función de los metros cuadrados contratados respecto del total del edificio. Los gastos más comunes con las tasas de Basuras, El IBI, los vados de los aparcamientos, el consumo energético, la seguridad y la limpieza de las zonas comunes, etc. Existen otros gastos que se devengan en función de la tipología de edificio, como pueden ser la calefacción o incluso el AA si las bombas de frio/calor estuvieran centralizadas. La inclusión de todos estos conceptos bajo el epígrafe de ‘Gastos no incluidos en la renta’ es perfectamente normal, y lo que pretenden es la contribución de todos los inquilinos al sostenimiento y perfecto funcionamiento del edificio.
