Esas reuniones largas en espacios aburridos con mesas largas no forman parte de las actividades favoritas de los empleados en su jornada laboral. La palabra ‘reunión’ puede en algunos casos tener asociaciones negativas entre los empleados. Tal vez no podemos escaparnos de las reuniones pero sí podemos asegurarnos de que se realicen en un ambiente agradable y de manera más productiva.
Reunión formal versus consulta informal
Si tienes la posibilidad de modificar el diseño de tu oficina, asegúrate de tener diferentes tipos de salas de reuniones. Salas de reuniones donde las personas pueden sentarse dependiendo del propósito de la reunión. Para reuniones formales más grandes, por ejemplo, es importante que las personas se sienten en un espacio cerrado para que la información confidencial y los asuntos importantes permanezcan dentro de 4 paredes. Las sillas y el mobiliario deben ser cómodos y ergonómicos para que todas las reuniones sean fáciles de sobrellevar.
Si se trata de una reunión breve, con información menos confidencial o una consulta informal entre colegas, es tal vez más placentero sentarse en una oficina abierta con un ambiente agradable. También puedes escoger por permanecer de pie junto a una mesa, algo que según investigaciones puede estimular la creatividad en de las reuniones. Con el mobiliario de oficina informal tienes la oportunidad de fomentar la creatividad.
Piensa diferente al escoger el mobiliario de la salas de reuniones
Las salas de reuniones son el lugar donde surgen buenas ideas, donde las personas pueden hablar o conversar entre ellas y donde las personas presentan sus ideas a otros, es un espacio de creación que debe ser estimulado. Por ser un lugar donde se lleva a cabo la interacción y la cooperación social, también es un lugar donde se puede pensar diferente en relación al mobiliario de oficina. Después de todo, este es un lugar de trabajo donde las personas tienen que trabajar principalmente concentradas o quieren trabajar un informe, por ejemplo.
Como se ha mencionado anteriormente, los lugares de reunión informal se prestan bien para las ideas originales y son además entornos inspiradores. Una propuesta puede ser la siguiente: crea una zona con pufs para sentarse, una sala de estar cómoda que incluya una pantalla de televisión para material audiovisual o incluso una habitación confortable que se parezca un poco a una cama, para conversaciones más relajadas y ocasionales entre colegas.
Crea un ambiente agradable
Si bien estas ideas originales de mobiliario de oficina son más adecuadas para salas de reuniones informales, también se pueden diseñar salas de reuniones más formales, pero con el mismo principio de un ambiente agradable, de modo que las reuniones largas también se sientan menos tediosas. Si tienes que sentarte durante mucho tiempo en una sala para una reunión, es mejor que esté bien amueblada. Y aunque los muebles para una sala de reuniones de este tipo son a menudo casi iguales: una mesa grande, sillas grandes, una pantalla de televisión o una pizarra blanca magnética; el estilo de estos elementos puede variar como veremos a continuación.
Equipo audiovisual en el diseño de oficina
Consejo práctico: además de un diseño de oficina agradable e inspirador, también es posible trabajar desde la sala de reuniones de manera conveniente. Aquí también se puede anticipar la distribución de la oficina. Por ejemplo, ¿se utilizan computadoras portátiles con frecuencia durante las reuniones? Asegúrate de que haya enchufes en la mesa, de modo que las computadoras portátiles siempre tengan acceso a energía y los empleados no tengan problemas con el equipo.
Además, a menudo vemos una gran pantalla de televisión o pantalla de proyector que se utiliza para presentaciones y vídeos. Esta pantalla debe, por supuesto, ser claramente visible para todos los que asisten a la reunión, sin tener que cambiar la distribución de la sala durante la reunión.
Mobiliario en el diseño de oficina
Un último consejo para el diseño de la oficina en la sala de reuniones. No solamente es importante el diseño del espacio. El tipo de mesa puede también afectar los resultados de la reunión. Por ejemplo, una mesa oval o redonda puede promover la sensación de grupo, en parte porque nadie siente que está en un lugar menos apropiado. Además, las personas pueden verse mejor y es menos probable que las personas se reclinen y más probable que participen activamente en la conversación.
No fue sin razón que el rey Arturo y sus caballeros se sentaron en una mesa redonda hace mucho tiempo. Además de una mesa redonda, una mesa de pie en el diseño de la oficina es también una excelente idea. Investigaciones demuestran que reunirse en una mesa de pie acorta el tiempo de reunión. Además, esto estimula la sensación de grupo y fomenta la creatividad. Otro efecto secundario: es una forma práctica de levantarse un poco más a menudo durante la jornada laboral, lo cual es muy saludable, porque trabajar sentado todo el día definitivamente no es bueno para ti.
Reunirse a gusto
Sabemos que las reuniones nunca pueden ser la actividad de preferencia de los empleados, pero sigue siendo un bien necesario. Por esta razón, debemos asegurarnos de que suceda de la forma más eficiente posible y con un diseño de oficina agradable, con mobiliario adecuado que coincida con el propósito de la reunión. De esta manera la reunión puede ser más productiva, rápida y mejor. Para luego volver a las otras actividades del día, en el interior de una oficina con un diseño agradable y diferente.
