Nuestras formas de trabajar en la oficina y el uso que se le da al espacio de trabajo han cambiado significativamente en los últimos años. Según un estudio de Ofita, prácticamente ya pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros, y el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día, debido al trabajo remoto, la flexibilidad laboral y el auge del trabajo colaborativo. Por lo tanto, las empresas están malgastando un 40% de costes inmobiliarios que no necesitamos, mientras que los espacios de reunión/colaboración están saturados.
Hemos pasado de sentarnos en el mismo puesto de trabajo cada día, durante toda la jornada laboral, a una forma de trabajar autónoma en cuanto a espacio y tiempo porque la tecnología nos permite trabajar hoy desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Las nuevas dinámicas de trabajo están revolucionando el diseño de oficinas hasta el punto de que el modelo tradicional (1 trabajador = 1 puesto de trabajo asignado, despachos cerrados y jerarquizados? ) ha quedado obsoleto.
El número de despachos disminuye drásticamente (en la Oficina 1.0 ocupaban el 30% del espacio de la oficina; en la 2.0, el 15%; y en la Oficina 3.0 prácticamente desaparecen), y las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas actuales, y su protagonismo va en aumento.
Según refleja el estudio «More than one» de Ofita, en la Oficina 1.0 (final siglo XX), el 40% del espacio se asignaba a puestos de trabajo en box cerrados; a comienzos del S.XXI (Oficina 2.0), el 65% del espacio de destinaba a los puestos de trabajo individuales ya abiertos. En ambas, el office, las zonas comunes y los espacios de reunión juntos representan solo un 20% del espacio.
En la Oficina 3.0, el espacio reservado a las áreas colaborativas asciende hasta el 65%. No sólo incrementa el número de metros cuadrados compartidos en la oficina sino que además su diseño también se está transformando con la irrupción de nuevas tipologías de entornos y elementos hasta hace poco inusuales en la oficina: espacios informales, zonas de relax?
Pero ¿cómo y para qué nos reunimos? Son ocho las principales modalidades de reunión, según Ofita: Convención, Junta, Formación, Equipo, encuentros Exprés, Brainstorming, Petit Comité y Visita.
Convención:
· Duración media: 100 minutos.
· 100 personas
· 1% de frecuencia
Junta:
· 90 min.
· 15 personas
· 2% frecuencia
Formación:
· 90 minutos
· 30 personas
· 2% frecuencia
Equipo:
· 65 minutos
· 6 personas
· 18% frecuencia
Exprés:
· 30 minutos
· 3 personas
· 50% frecuencia
Brainstorming:
· 240 minutos
· 5 personas
· 7% frecuencia
Petit Comité:
· 30 minutos
· 2 personas
· 12% frecuencia
Visitas:
· 45 minutos
· 5 personas
· 8% frecuencia
Por lo tanto, gran parte de nuestra jornada trabajamos colaborando con pocas personas en reuniones de corta duración. El 61% de las reuniones son programadas, y tienen una duración media de 23 minutos; y el 39% son imprevistas con una duración de 18 minutos.
Las reuniones que mantenemos con más frecuencia son las que implican a pocas personas y a las que se les dedica poco tiempo. Por este motivo, las oficinas 3.0 deben tener muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.
Además de un uso del espacio diferente, la Oficina 3.0 adelanta ya un cambio de diseño llamativo. Será más humana, y estará adecuada a la manera de entender del mundo laboral y personal de los millennials, quiénes en el año 2020 supondrán el 50% de la población de nuestras oficinas.
Es allí donde pasamos una gran parte de nuestra vida, de manera que la idea es convertirla en una segunda casa, aunque compartida, claro; transformarla en ese espacio común en el que esta nueva generación podrá desarrollar ese sentimiento de comunidad que le define.
Las empresas tienen por delante grandes retos relacionados con la integración de esta generación que se está abriendo ya camino, y por ello, la oficina está adquiriendo un gran valor en sus políticas de employer branding y cambio cultural.
